物業(yè)基礎設施管理程序

物業(yè)程序文件:基礎設施管理程序

1.目的

加強對公司基礎設施的管理,充分發(fā)揮基礎設施的使用效能。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.定義

基礎設施包括:資產(辦公設備設施以及提供服務時使用的設備、設施、工具、檢測儀器儀表)、公章證照、圖紙資料等。

3.1根據物資的價值和使用期限,資產分為:固定資產、低值易耗品。

3.2固定資產:單位價值2000元以上(含2000元),使用年限超過1年的有形資產,均列為固定資產。

3.3低值易耗品:單位價值在200元及以上2000元以下,使用期限超過一年的各種用具物品(包括工具、管理用具、玻璃器皿、包裝容器等)列為低值易耗品;單位價值在200元以上2000元以下,使用期限超過一年的維修材料、電腦零配件、服裝不列為低值易耗品。

4.職責

4.1房產后勤管理部是公司資產管理的主管部門,負責對各部門資產的管理和每年年底的資產檢查。

4.2財務管理部是公司固定資產的帳務管理部門,著重從固定資產的原值、已

提折舊、凈值等方面對固定資產進行監(jiān)控和管理;并在每年年底和房產后勤管理部聯(lián)合對各部門進行資產檢查。

4.3各部門經理負責本部門資產管理的監(jiān)督和執(zhí)行,各部門資產管理員負責本部門資產的日常管理。

5.方法和過程控制

5.1資產來源

5.1.1新購買資產

5.1.2捐贈資產

5.1.3其它資產

5.2各類資產按以下類別建檔管理

5.2.1機械設備、維修、清潔綠化工具類;

5.2.2運輸工具類;

5.2.3家私類;

5.2.4網絡設備類;

5.2.5通訊設備類;

5.2.6保安消防器械類;

5.2.7電子、電器類;

5.2.8其它類。

5.3資產的購置、調撥、借用及報廢

5.3.1資產的購置按照1《采購管理程序》執(zhí)行,資產購買后使用部門填寫《資

產情況審核單》,到房產后勤管理部辦理資產登記手續(xù)后,方可到財務管理部辦理報銷手續(xù)。部門《資產情況審核單》必須分年度裝訂永久保存。

5.3.2各部門之間發(fā)生的資產調撥和借用,必須經雙方部門經理的同意,資產調撥還需填寫《資產情況審核單》并由雙方部門經理簽字確認后方可辦理調撥手續(xù),部門資產管理員根據《資產情況審核單》及時更改資產管理臺帳。

5.3.3資產經專業(yè)人士確認已無法維修或維修費用超過原資產凈值時,需申請報廢并辦理相應手續(xù)。

5.3.4資產管理員填寫《資產情況審核單》根據資產分類報各級領導審批,報廢低值易耗品,由本部門經理審批后,方可報廢;固定資產報廢須由總經理或總經理授權人審批后,方可報廢。

5.3.5資產報廢經批準后,資產管理員根據《資產情況審核單》在《資產管理臺帳》進行銷帳。

5.3.6資產管理員須確保本部門資產管理手續(xù)的完善,負責操作資產管理臺帳,在所有資產發(fā)生變化時(新購、轉移、保養(yǎng)、維修、報廢)需及時錄入資產管理臺帳中。

5.4資產的盤點、檢查

5.4.1部門資產管理員負責本部門資產的自查和盤點,協(xié)助公司每年年底房產后勤管理部和財務管理部聯(lián)合組織的資產檢查及盤點,并編制本部門資產清單報房產后勤管理部。

5.4.2房產后勤管理部每年年底對各部門資產進行一次檢查,并通報結果。

5.4.3各部門根據年終資產檢查通報中的問題點,查找原因及責任人,報有關部門及領導批準后處理。如屬管理不善等人為因素造成,將追究當事人和管理者的責任,并視具體情況賠償損失。

5.5資產交接

5.5.1資產管理員進行工作交接時,須保證帳目與實物相符,并由部門經理負責監(jiān)督。

5.5.2部門經理新到崗時須對到崗部門固定資產進行確認。

5.6公章證照的管理參見**wy6.3-z01-01《印鑒及各類證照管理作業(yè)指導書》。

5.7圖紙資料的管理**wy4.2.3-z02《文件資料管理程序》。

5.8對于有內線電話系統(tǒng)的dp箱或交換機應有相應出線與實際相吻合的地址編碼圖。

5.9網絡設備、視頻會議系統(tǒng)由總經理辦公室制定相應的管理制度,編寫相應的操作說明,并進行日常的管理維護。

6.支持性文件

**wy6.3-z01-01《印鑒及各類證照管理作業(yè)指導書》

**wy6.3-z01-02《公司電腦機房管理制度》

**wy6.3-z01-03《視頻會議系統(tǒng)使用作業(yè)指導書》

7.質量記錄表格

**wy6.3-z01-f1《資產情況審核單》