基建檔案管理細則范例

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細則:

基建檔案管理細則【1】

為進一步加強基建檔案管理,促進基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實,根據國家有關基建檔案資料管理的規(guī)定,結合學校實際,特制定本規(guī)定。

1、基本建設項目檔案資料是指在整個建設項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件,

包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標、勘測、設計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。

2、項目管理科負責全處基建檔案管理工作,校園建設處在項目管理科設立檔案管理員崗位。

各科室對業(yè)務范圍內所形成的各類文件及有關資料的歸檔工作均應作出明確要求,落實到相關人員,同時要做好基建檔案業(yè)務的培訓和指導工作。

各科室負責人對本科室檔案資料的齊全、真實負有責任。

檔案管理員按照建設工程文件歸檔范圍,負責收集、整理和保管,并根據金華市城建檔案館和學校檔案館的要求,以基建項目為單位進行預立卷和歸檔工作。

3、基建項目的檔案資料工作要與項目進程同步。

項目建設過程中,現場代表應要求各參建單位在各自的職責范圍內做好建設項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。

在簽訂基建項目合同時應明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。

每月工程資料經監(jiān)理和現場代表檢查認可后方能支付工程款。

4、基建項目檔案資料分四個節(jié)點進行收集整理:項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗收合格;工程審計結束;保修結束。

相關節(jié)點責任人應將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。

檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應做好清點、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,

同時負責審核檔案資料是否符合歸檔相關標準和規(guī)定,校園建設處其他相關人員應負責審核檔案資料是否齊全和真實。

5、檔案管理員原則上應在工程竣工兩個月內完成檔案資料歸檔工作,并根據工作需要,將重要的和經常使用的文件材料一套按項目做好內部存檔工作。

項目管理科應逐步推進信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數據庫。

6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應追究當事人的責任。

基建工程檔案管理辦法【2】

第一條 根據《中華人民共和國檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關規(guī)定,結合學校基建工作實際,制定本辦法。

第二條 基建工程檔案是重要的工程技術資料,是工程項目建設情況的歷史憑證,是工程項目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴建的依據。

第三條 制定本辦法是為了加強和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學、科研和基建管理工作服務。

第四條 基建工程檔案工作接受學校綜合檔案室的業(yè)務管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務指導,實行統一領導、兩級管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。

第五條 檔案資料管理專職人員的職責:

(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學校檔案工作管理辦法,努力學習檔案工作專業(yè)知識,盡職盡責,認真做好工程檔案管理工作。

(二)認真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié)。

(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時做好向學校檔案室移交工作。

(四)負責后勤與國有資產管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。

(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現問題及時整改。

(六)參加學校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評比工作。

第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內容。

后勤與國有資產管理處指定1名專職的檔案工作責任人,有關科室指定直接負責收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關工作。

第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎,必須按國家有關規(guī)定,認真收集。

第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國有資產管理處各職能科室和全體職工共同的責任,必須提高檔案意識,認識到工程檔案的重要性,齊心協力把歸檔材料收集齊全。

第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負責。

承擔年度基建投資計劃編制的工作人員,在工作完成后應當立即向檔案資料室移交歸檔材料。

同時,處領導檢查、落實。

第十條 認真做好工程項目設計、設計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作由工程科負責。

承擔設計委托及報建的工作人員在工作完成后應當立即向檔案資料室移交歸檔材料。

同時,處領導檢查、落實。

第十一條 認真做好工程項目招標檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負責。

為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項工程招投標工作完成后10天內,向檔案資料室移交3套完整的招標文件。

同時,處領導認真做好協調、落實。

第十二條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作工程科負責。

同時,處領導認真做好檢查、落實。

第十三條 檔案資料管理專職員應當及時了解各工程項目的進展情況,督促有關負責收集歸檔材料的工作人員及時移交歸檔材料。

第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時,按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時間,用完后及時歸還。

第十五條 工程項目的建設是一個長期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類,發(fā)現問題及時整改。

第十六條 已整理好的歸檔材料應使用專用的裝具裝好,注明工程項目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。

第十七條 處工作人員查閱或復印工程檔案,須經處領導批準,認真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內進行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內容無關的案卷,嚴禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內容。

第十八條 校內單位、個人查閱或復印工程檔案,須經處領導批準,按第十七條規(guī)定辦理。

第十九條 校外單位、個人查閱或復印工程檔案,應持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時須經學校檔案室或校領導同意。

第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內單位、個人要寫出書面借條,經過處領導批準后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條,經學校檔案室或校領導批準后方可借出。

借出時間一般不超過3天,確需延長的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間最長不超過15天。

第二十一條 檔案管理專職人員要堅持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時催還;問題突出的,及時報告處領導,協調解決。